Contabilidad Anexo 24, conciliación bancaria y pre-nómina · InteliOS
InteliOSCFDI CLASIFICADOR MULTIDIMENSIONAL
CONTABILIDAD EN CUATRO PARTES
15 · CONTABILIDAD ANALÍTICA

Cuando la información llega al sistema contable, el análisis ya está hecho.

InteliOS incorpora el código agrupador del SAT (Anexo 24) completo: 1,079 cuentas y subcuentas. Cada concepto llega con su cuenta asignada; Contabilidad solo revisa los pendientes. Las cuentas se renombran o amplían sin perder el vínculo oficial.

Orden de decisión, siempre el mismo

1Cambio manual. La decisión de Contabilidad manda.
2Producto confirmado. Basta corregir una vez; las siguientes facturas llegan bien.
3Clasificador especializado. Propone la subcuenta con descripción, clave SAT y naturaleza.
4Sin cuenta asignada. Si no está seguro, no inventa: lo envía a revisión.
1,169conceptos
54.7%en 500 Costos
40.4%en 600 Gastos

Total que cuadra al centavo: $273,549.96, con cada saldo rastreable hasta su UUID.

Árbol de cuentas del Anexo 24
Árbol de cuentas. Grupo, cuenta de mayor y subcuenta con número de conceptos, importe y porcentaje del total.
../sc-raw-table style="width:100%;border-collapse:collapse;font-size:15px;min-width:640px"> ../sc-raw-thead>../sc-raw-tr style="text-align:left;font:700 14px 'JetBrains Mono',monospace;color:#36433c">../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3">TAREA../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3">ANÁLISIS MANUAL../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3;color:#155443">INTELIOS../sc-raw-th>../sc-raw-tr>../sc-raw-thead> ../sc-raw-tbody> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:600">Asignar cuenta../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Factura por factura, a nivel encabezado.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0">Cada concepto recibe cuenta y subcuenta al llegar.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:600">Facturas mixtas../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Leche y jabón en una sola cuenta.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0">La leche a costo, el jabón a limpieza.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:600">Productos repetidos../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Se vuelven a pensar cada mes.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0">Se recuerda por proveedor y producto.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:600">DIOT../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Se arma a mano por tasa y proveedor.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0">Se calcula sola: bases 16%, 8%, 0% y exento, solo lo pagado.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:600">Pólizas../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Se capturan una por una.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0">Se generan cuadradas, con UUID y RFC.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;font-weight:600">Balanza XML../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px;color:#36433c">Se exporta y revisa contra el catálogo.../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:12px 18px">Se arma desde el árbol ya conciliado.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tbody> ../sc-raw-table>
Tabla Dinámica contable
Tabla Dinámica contable. Hecha para el contador: solo campos contables y fiscales.

Vistas rápidas de un clic

Balanza de gastosGrupo y subcuenta por mes.
Auxiliar por proveedorSubtotal, impuestos y total.
Auditoría fiscalClave SAT contra cuenta asignada.
Flujo PUE vs. PPDMétodo de pago por mes.

InteliOS no lleva los libros oficiales. DIOT, pólizas y balanza son un punto de partida: el contador los revisa, completa y presenta desde su sistema oficial.

Cada concepto llega clasificado en todas sus dimensiones a la vez.

Preguntas que antes tomaban días se responden en segundos: cuánto gasto indirecto hubo en la sucursal Norte, qué cuentas crecieron este trimestre, qué proveedores PPD siguen sin pagarse o qué conceptos siguen en “Otros gastos generales”.

01Costo directo o indirectoLo que se usa para producir frente a lo que sostiene la operación.
02Cuenta y subcuenta del Anexo 24Por ejemplo 502 Compras → 502.01 Compras nacionales, con cuentas propias y nombres personalizados.
03Clave SATCon su descripción oficial y su jerarquía de división, grupo y clase.
04Proveedor, RFC y estado ante el SATVigente o cancelado, y si aparece en la lista 69-B.
05ImpuestosTasa de IVA, IEPS y retenciones de cada factura.
06Método y forma de pagoPUE o PPD, y si ya se pagó.
07Centro de costos, periodo e insumoA qué obra, sucursal o proyecto pertenece, cuándo ocurrió y qué producto es.

Dos tablas dinámicas, dos propósitos.

La tabla contable no reemplaza a la general: la complementa con un entorno enfocado. Contabilidad no ve información de ventas, y la tabla contable no ofrece esos campos.

../sc-raw-table style="width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.45;min-width:640px;color:#14231c"> ../sc-raw-thead>../sc-raw-tr style="text-align:left;font:700 14px 'JetBrains Mono',monospace;color:#36433c">../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3">../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3">TABLA DINÁMICA GENERAL../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #e2ded3;color:#1f6b55">TABLA DINÁMICA CONTABLE../sc-raw-th>../sc-raw-tr>../sc-raw-thead> ../sc-raw-tbody>../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:700">Para quién../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Costos, Compras, Finanzas y análisis avanzado../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;">Contabilidad../sc-raw-td>../sc-raw-tr>../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:700">Campos../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Todos: insumos, presupuesto, avance, mano de obra, ingresos, margen../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;">Solo contables y fiscales../sc-raw-td>../sc-raw-tr>../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:700">Objetivo../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Explorar cualquier relación del negocio../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;">Cuadrar el cierre y preparar papeles de trabajo../sc-raw-td>../sc-raw-tr>../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;font-weight:700">Filtros../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;color:#36433c">Se configuran dentro de la tabla../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;border-bottom:1px solid #eeeae0;">Usa los filtros ya elegidos en Contabilidad../sc-raw-td>../sc-raw-tr>../sc-raw-tr>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;font-weight:700">Salida../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;color:#36433c">Gráficas, exportaciones y reportes guardados../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:14px 18px;">Papel de trabajo en Excel con niveles y subtotales../sc-raw-td>../sc-raw-tr>../sc-raw-tbody> ../sc-raw-table>
15.1 · PRECISIÓN FISCAL

Un núcleo determinista y un elemento de alta precisión para leer la ley.

La arquitectura de InteliOS resuelve de raíz el mayor dilema de la inteligencia artificial empresarial: la precisión analítica absoluta. En lugar de delegarle cálculos a un modelo de lenguaje, el sistema separa de forma estricta los hechos contables y fiscales de la interpretación de la ley.

15.1.1

El núcleo 100% determinista: cero alucinaciones en las cifras

En InteliOS, ningún cálculo, saldo, suma o validación se deja al criterio de un modelo. Todo número que aparece en pantalla proviene de reglas fijas aplicadas sobre los datos que ya están en la aplicación:

  • ›Datos anclados al XML original: folio fiscal (UUID), RFC de emisor y receptor, régimen fiscal, forma y método de pago (PUE/PPD), tasas de IVA, cuotas de IEPS, retenciones y claves del catálogo de productos y servicios del SAT se leen directamente del comprobante, sin reinterpretación.
  • ›Reglas de negocio en la base de datos: la detección de duplicados, la exclusión de los complementos de pago del gasto (para no contar dos veces), el reparto de una factura entre centros de costos y el saldo pendiente de cada factura a crédito se calculan con reglas fijas, siempre iguales.
  • ›Totales sobre el 100% de los datos filtrados: nunca sobre la página visible; los porcentajes se recalculan desde sus bases y nunca se mezclan unidades incompatibles.
  • ›Instrucción explícita al asistente: cuando se pide una auditoría o una explicación, el sistema solo le entrega hechos ya verificados, con la regla “usa solo las cifras que vienen en los datos; nunca inventes números, fechas, folios ni nombres”. El asistente explica y redacta; no calcula.

El resultado: la misma factura produce siempre el mismo resultado, la puede revisar un auditor y se puede rastrear hasta el XML.

CÓMO SE COMBINAN LAS DOS CAPAS
Hechos del CFDI
Reglas fijas: totales, saldos, semáforo
→ Cifras exactas
↓
Elemento de alta precisión: interpretación legal
→ Explicación y recomendación
↓
Decisión de la persona
15.1.2

Por qué se requiere un elemento de alta precisión

Si las cifras son deterministas, ¿para qué la inteligencia? Porque la deducibilidad fiscal y la gestión de riesgo no son aritmética: son interpretación jurídica en contexto. Para leer correctamente estas disposiciones, InteliOS requiere un elemento de alta precisión, reservado exclusivamente para la interpretación:

1Artículo 27 de la LISR — requisitos de las deducciones

Fracción I, estricta indispensabilidad: el gasto debe relacionarse con el giro del negocio. Un mismo concepto puede ser indispensable en un restaurante y no en una constructora.

Fracción III, medios de pago: los pagos mayores a $2,000 MXN en efectivo no son deducibles; en combustibles, el pago debe ser electrónico desde cualquier monto.

2Acreditamiento de IVA (artículos 4 y 5 de la LIVA)

El IVA solo es acreditable si el gasto es deducible para ISR y si efectivamente se pagó. Una factura PPD sin su complemento de pago no permite acreditar el IVA en ese periodo.

3Lista 69-B del Código Fiscal de la Federación

Si el proveedor aparece como presunto, existe un riesgo que debe vigilarse; si aparece como definitivo, sus comprobantes no producen efecto fiscal y el contribuyente debe corregir su situación dentro del plazo legal.

4Retenciones según el régimen del proveedor

RESICO (1.25% de ISR cuando una persona moral recibe de una persona física), servicios profesionales y arrendamiento (10% de ISR y dos terceras partes del IVA), autotransporte terrestre de bienes (4% de IVA).

5Coherencia con el catálogo de cuentas del SAT (Anexo 24)

La cuenta asignada a cada concepto debe concordar con la naturaleza de la clave del SAT y con la descripción real de lo comprado.

Estas reglas dependen del giro, del régimen, del medio de pago, del momento del pago y de la situación del proveedor al mismo tiempo. Por eso InteliOS combina dos capas: el núcleo determinista entrega los hechos, el elemento de alta precisión los interpreta a la luz de la ley, y la persona decide.

15.1.3

Semáforo fiscal determinista en la lista de facturas

Antes de cualquier auditoría a fondo, cada factura muestra un semáforo fiscal en una columna propia. Se calcula con reglas fijas, al instante, sin inteligencia artificial y sin consumir créditos. Al pasar el cursor sobre el punto se ve el motivo exacto.

../sc-raw-table style="width:100%;min-width:620px;border-collapse:collapse;font-size:17px;line-height:1.5"> ../sc-raw-thead>../sc-raw-tr style="font:700 13px 'JetBrains Mono',monospace;letter-spacing:.05em;color:#8fd1b1;text-align:left">../sc-raw-th style="padding:14px">COLOR../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px">SIGNIFICADO../sc-raw-th>../sc-raw-th style="padding:14px">CUÁNDO APARECE../sc-raw-th>../sc-raw-tr>../sc-raw-thead> ../sc-raw-tbody> ../sc-raw-tr style="border-top:1px solid #2f5e4b">../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top">Rojo../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;font-weight:600">Riesgo crítico../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;color:#dbe6df">Proveedor en la lista 69-B como definitivo, o factura cancelada ante el SAT.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr style="border-top:1px solid #2f5e4b">../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top">Ámbar../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;font-weight:600">Requiere atención../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;color:#dbe6df">Proveedor presunto en la 69-B, factura no encontrada en el SAT, posible duplicado, pago en efectivo mayor a $2,000 MXN, o factura a crédito vencida sin complemento de pago.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tr style="border-top:1px solid #2f5e4b">../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top">Verde../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;font-weight:600">En orden../sc-raw-td>../sc-raw-td style="padding:16px 14px;vertical-align:top;color:#dbe6df">Vigente ante el SAT y sin observaciones.../sc-raw-td>../sc-raw-tr> ../sc-raw-tbody> ../sc-raw-table>

Qué resuelve: en lugar de auditar mil facturas una por una, el contador filtra por o y concentra su tiempo —y el uso del asistente— solo donde hay riesgo. Ningún sistema contable tradicional ni hoja de Excel cruza en una sola vista el estatus del SAT, la lista 69-B, la forma de pago y el saldo de cada factura.

15.1.4

Conciliación automática de complementos de pago y fecha de acreditamiento de IVA

Las facturas a crédito (PPD) se pagan después, y cada pago genera un complemento de pago (CFDI tipo P) que indica qué facturas cubre. En la práctica, cruzar esos complementos con sus facturas se hace a mano, en Excel, y casi nunca a tiempo.

Por qué importa: conforme a la Ley del IVA, el impuesto de una factura PPD solo se acredita cuando se paga. Conocer la fecha exacta de pago evita acreditar IVA antes de tiempo (riesgo ante el SAT) o tarde (costo financiero). Además, el saldo pendiente alimenta directamente cuentas por pagar, la DIOT —que considera solo actos pagados— y el semáforo fiscal.

InteliOS lo hace solo:
1Al recibir un complemento de pago, lee los documentos relacionados que trae dentro y localiza cada factura original.
2Descuenta el pago del saldo de cada factura a crédito que cubre (incluye pagos parciales).
3Muestra en la columna de pago el último pago registrado y, cuando la factura queda liquidada, la leyenda “IVA acreditable desde” con la fecha exacta.
4Las facturas que ya estaban en el sistema se concilian también con sus pagos anteriores.
15.1.5 · LO QUE ESTO SIGNIFICA PARA EL NEGOCIO
Confianza

Cada cifra se puede rastrear hasta el XML; ninguna proviene de una suposición.

Enfoque

El semáforo dice dónde mirar; el asistente explica lo que la ley implica.

Costo controlado

Las reglas fijas no cuestan créditos; el elemento de alta precisión solo se usa cuando una persona lo pide.

Oportunidad

La fecha de acreditamiento de IVA y el saldo real de cada proveedor están disponibles el mismo día en que llega el complemento de pago.

PUENTE NIF

De cada CFDI a una presentación financiera con estructura NIF

En México conviven dos lenguajes. El fiscal (SAT, CFF, LISR, LIVA) decide qué se declara y qué se deduce. El financiero, el de las Normas de Información Financiera (NIF) que emite el CINIF, decide cómo se presentan la situación y el desempeño del negocio a socios, bancos y auditores. El Puente NIF conecta los conceptos clasificados, el árbol del Anexo 24, el costo directo e indirecto, los pagos, la conciliación bancaria y el costo laboral en una sola capa: todo sale de un único mapeo cuenta → renglón NIF.

Alcance. InteliOS genera una presentación analítica con estructura alineada a las NIF. No es un estado financiero dictaminado ni certifica cumplimiento. La revisión, los ajustes de cierre y la firma corresponden al contador y, en su caso, al auditor. La pantalla lo indica siempre.

Cómo se conectan las piezas

Concepto CFDI · Mov. bancario · CFDI nómina · Pre-nómina→Cuenta (Anexo 24)→Renglón NIF→Estados NIF→Paquete NIF
  • Un solo mapeo. Cada cuenta tiene un renglón NIF de fábrica según su código SAT: 502 → costo de ventas, 601/603 → gastos de administración, 602 → gastos de venta, 115 → inventarios, 151–157 → activo a largo plazo, 201 → pasivo a corto plazo, 701/702 → resultado integral de financiamiento.
  • Precedencia clara. Un mapeo manual o una sugerencia confirmada gana sobre el de fábrica. Un concepto marcado como costo directo en una cuenta de gasto va a costo de ventas, salvo que la cuenta se haya fijado a mano.
  • Nada se esconde. Lo que no tiene cuenta aparece como «Sin mapeo NIF (por clasificar)» y baja la cobertura.
NIF B-3

Estado de resultados por función

Ingresos − costo de ventas = utilidad bruta − gastos de venta y de administración = utilidad de operación; después, otros ingresos y gastos, resultado integral de financiamiento y EBITDA como información complementaria. Cada renglón se abre a sus cuentas, y cada cuenta a sus conceptos y CFDI. El costo laboral de los periodos cerrados se suma donde el usuario indique.

NIF B-6 · PARCIAL

Posición financiera

Agrupa en renglones NIF los saldos que generan los CFDI recibidos: proveedores, IVA, retenciones y activos comprados. No incluye bancos, capital ni saldos iniciales, y lo dice.

HISTORIAL

Mapeo NIF con motivo

Cada cuenta muestra su renglón NIF, el origen («De fábrica», «Manual», «Sugerencia confirmada», «Costo directo») y su importe. Cambiarlo exige un motivo y queda en el historial con usuario y fecha. Las sugerencias del asistente nunca se aplican solas.

NIF B-2

Devengado contra flujo

Compara lo devengado (fecha del CFDI) con lo pagado identificado por complementos de pago, pagos manuales y conciliación bancaria. Las diferencias se listan una por una, «PPD con saldo» o «PUE sin pago identificado», y nunca se ajustan automáticamente.

NIF D-3 / C-9

Provisiones de personal estimadas

Con los empleados de Personal y nómina estima a la fecha de corte el aguinaldo devengado, las vacaciones según la tabla de la LFT vigente desde 2023 y la prima vacacional (25 % mínimo), con la póliza sugerida. El contador confirma los importes.

REFERENCIA NIF C-4

Insumos comprados, no inventario

InteliOS no es un sistema de inventarios: no registra almacenes, conteos ni lotes. Muestra el valor estimado de insumos comprados desde los CFDI, con costo promedio ponderado por insumo y unidad. Sirve de referencia al contador; no sustituye un conteo físico.

Estado de resultados por función con los renglones abiertos hasta cada cuenta.
Estado de resultados por función con los renglones abiertos hasta cada cuenta.
Posición financiera parcial a partir de la balanza de los CFDI.
Posición financiera parcial a partir de la balanza de los CFDI.
Mapeo NIF por cuenta, con origen e importe del periodo.
Mapeo NIF por cuenta, con origen e importe del periodo.
Puente devengado vs. flujo con las facturas pendientes.
Puente devengado vs. flujo con las facturas pendientes.
Provisiones de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional para 125 empleados.
Provisiones de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional para 125 empleados.
Insumos comprados con costo promedio ponderado, estimado desde CFDI.
Insumos comprados con costo promedio ponderado, estimado desde CFDI.

Paquete NIF y preparación en el Resumen

  • Paquete NIF (.xlsx y PDF): cobertura, mapeo, estado de resultados con desglose por cuenta, posición parcial, devengado vs. flujo, provisiones, insumos e historial de cambios.
  • Compartir con auditor: liga protegida con clave, con el mismo permiso que el expediente de auditor.
  • Preparación NIF en el Resumen: cobertura del mapeo, importe sin mapeo, devengado sin pago identificado y provisiones estimadas. Cada indicador lleva a la pantalla donde se corrige.
Tarjeta de preparación NIF en el Resumen.
Tarjeta de preparación NIF en el Resumen.
CONCILIACIÓN BANCARIA

Conciliación bancaria: del estado de cuenta al árbol de cuentas sin hojas de cálculo

ANTES

Cómo se hace hoy, a mano

Cada mes alguien entra al portal de cada banco, descarga el estado de cuenta, lo abre en Excel y lo compara renglón por renglón contra las facturas: busca el proveedor, revisa que el importe coincida, marca con color lo que ya cuadró y anota a un lado lo que falta. Cuando una sola transferencia paga varias facturas, hay que sumar combinaciones a mano hasta dar con el total. Las comisiones y el IVA de comisiones se capturan uno por uno en la póliza.

El resultado es conocido: un archivo distinto por banco y por mes, copias con nombres como "conciliación enero final 2", fórmulas que se rompen al pegar un mes nuevo, y nadie sabe con certeza cuál versión es la buena. Además, esos archivos contienen saldos, cuentas y movimientos de la empresa, y terminan guardados en computadoras personales, memorias y correos.

CON INTELIOS

Cómo se hace en InteliOS

La facilidad de uso es el punto central: el usuario elige la cuenta bancaria, arrastra el archivo que descargó del banco (BBVA, Banorte, Santander, Banamex o la plantilla universal) y el sistema muestra una vista previa con el número de movimientos, cargos, abonos y los que ya estaban cargados antes. Al confirmar, los movimientos quedan guardados en la base de datos de la empresa, con acceso solo para los roles autorizados.

Desde ese momento el archivo de Excel ya no es necesario: puede borrarse de la computadora para que la información bancaria sensible no quede dispersa. Si alguien vuelve a subir el mismo archivo, o un periodo que se traslapa, el sistema reconoce los movimientos repetidos y no los duplica.

UN SOLO PASO

Carga directa de estados de cuenta sin pasos intermedios

A diferencia de otros sistemas que obligan a pasar primero el PDF por un convertidor externo, descargar una hoja de Excel y después volver a subirla para conciliar, en InteliOS arrastras tu estado de cuenta en PDF (o Excel/CSV) directamente a la pantalla de conciliación. El sistema extrae los movimientos, valida la cuadratura matemática del saldo y los presenta listos para conciliar en un solo paso, ahorrando tiempo y eliminando la manipulación manual de archivos.

OTROS SISTEMAS✕
1PDF del banco
↓
2Convertidor externo
↓
3Descargar Excel
↓
4Volver a subirlo
↓
5Conciliar
INTELIOS✓
Arrastra tu estado de cuentaPDF · EXCEL · CSV
↓
✓ Extrae los movimientos✓ Valida la cuadratura del saldo
↓
Listo para conciliar
UN SOLO PASO
CRUCE DETERMINISTA

Los tres niveles del cruce

El cruce es cálculo exacto, sin inteligencia artificial y sin consumo de créditos. Nada se concilia sin la aprobación del usuario: el sistema propone y la persona aprueba, una por una o todas a la vez.

1Coincidencias exactas (1 a 1).

Un cargo del banco con el mismo importe, al centavo, que una factura de pago en una exhibición (PUE) o un complemento de pago, dentro de una ventana de ±5 días y con el mismo RFC cuando el banco lo incluye en el concepto de la transferencia.

2Pagos agrupados.

Una sola transferencia que liquida varias facturas del mismo proveedor. El sistema busca entre las facturas pendientes de ese RFC la combinación exacta que suma el importe pagado y la muestra desglosada.

3Comisiones e impuestos bancarios.

Cargos que nunca tendrán factura de proveedor, como comisiones por transferencia, IVA de comisiones, manejo de cuenta o intereses. Se reconocen por el texto que usa el banco y se proponen directo a su cuenta contable (por ejemplo, comisiones a 601.83 e IVA de comisiones a 118.01).

Lo que no encaja en ningún nivel queda en Por conciliar: retiros, compras sin factura o proveedores que aún no emiten su complemento de pago. Ahí el usuario busca la factura a mano o lo envía a una cuenta transitoria que la empresa defina para revisarlo después, sin detener el cierre del mes.

Las pantallas siguientes muestran el estado de cuenta de ejemplo de BBVA de enero de 2025, cruzado contra facturas reales de la empresa: 30 movimientos, 24 propuestas listas y 6 por conciliar.

Coincidencias exactas
Coincidencias exactas: cada cargo del banco junto a la factura que le corresponde, con el botón para aprobar todas a la vez.
Pagos agrupados
Pagos agrupados: una transferencia que paga dos facturas del mismo proveedor, con el desglose de cada una.
Comisiones bancarias
Comisiones bancarias: comisiones e IVA de comisiones reconocidos por su descripción y enviados a su cuenta contable.
Por conciliar
Por conciliar: los movimientos que el sistema no pudo relacionar quedan aparte para que el usuario decida.
ANEXO 24

Directo al árbol de cuentas del SAT

Cada movimiento aprobado queda ligado a su factura o a su cuenta contable dentro del árbol de cuentas basado en el código agrupador del SAT (Anexo 24). El usuario puede renombrar cuentas, crear subcuentas propias y reorganizar las ramas; el código oficial del SAT se conserva detrás, así que los reportes siguen cuadrando. Como cada factura ya viene desglosada por concepto, la conciliación no solo dice "este cargo pagó esta factura": también dice qué insumos, qué centros de costos y qué parte de costo directo o indirecto se pagaron con ese dinero.

CONECTOR WHATSAPP

WhatsApp: el canal donde ya ocurre el negocio, conectado al costo

En México, buena parte de la operación con proveedores ocurre en WhatsApp: se piden cotizaciones, se confirman pedidos, se solicitan facturas y se aclaran precios. El problema es que esa conversación queda en el teléfono de una persona. La factura llega como un archivo adjunto que alguien debe descargar, reenviar al correo y volver a subir, y las solicitudes de XML o de complemento de pago se pierden entre otros mensajes.

InteliOS conecta el número de WhatsApp Business que la empresa ya tiene contratado. No se compra ni se paga ningún número adicional: la empresa conserva su número, su historial y su relación con Meta, y InteliOS se convierte en el destino ordenado de lo que llega por ese canal.

Conector WhatsApp en Configuración: se usa el número que la empresa ya tiene contratado, con el estado de la conexión y el último mensaje recibido.
Conector WhatsApp en Configuración: se usa el número que la empresa ya tiene contratado, con el estado de la conexión y el último mensaje recibido.
26.1

Solo números autorizados

Antes de recibir o enviar cualquier mensaje, la empresa registra en Configuración › Conector WhatsApp a sus empleados, proveedores (ligados por RFC al catálogo) y contadores externos. Cada número tiene permisos propios: enviar facturas, capturar preclasificaciones y recibir avisos.

  • ›Un mensaje de un número no registrado o suspendido se rechaza: no se procesa, no se descarga ningún archivo y no se responde. Solo queda una línea en la bitácora con el número y la hora, para que el administrador decida si lo da de alta.
  • ›La misma lista protege los envíos: InteliOS solo escribe a números autorizados y cada aviso va únicamente al tipo de contacto permitido.
Números autorizados: empleados, proveedores y contadores con sus permisos de envío de facturas, captura de preclasificaciones y recepción de avisos.
Números autorizados: empleados, proveedores y contadores con sus permisos de envío de facturas, captura de preclasificaciones y recepción de avisos.
26.2

Recepción de facturas por WhatsApp

Cuando un proveedor o empleado autorizado manda el XML, InteliOS lo procesa con la misma importación que se usa para archivos y correos: se valida el RFC receptor, se evita el duplicado por folio fiscal y la factura se clasifica por concepto en el árbol de cuentas. Un PDF queda como factura provisional hasta recibir el XML. El remitente recibe una respuesta inmediata con el resultado.

Conversación de ejemplo en el teléfono: la empresa solicita el XML de una factura, el proveedor lo envía por el mismo chat e InteliOS confirma al instante que ya está validado y clasificado en el árbol de cuentas.
Conversación de ejemplo en el teléfono: la empresa solicita el XML de una factura, el proveedor lo envía por el mismo chat e InteliOS confirma al instante que ya está validado y clasificado en el árbol de cuentas.
26.3

Preclasificación desde campo

Un empleado en obra, sucursal o almacén escribe la compra como lo haría con su jefe: "Cemento 20 bultos Ferretería López obra Norte". El asistente propone una preclasificación con concepto, cantidad, proveedor y destino, y la devuelve con dos botones: Confirmar o Corregir. Nada se guarda sin confirmación. Al confirmar, la preclasificación queda en el Preclasificador de Compras y, cuando llega el CFDI, el cruce es inmediato.

Conversación de ejemplo en el teléfono: el empleado describe la compra en lenguaje natural, InteliOS propone la preclasificación con botones de Confirmar y Corregir, y al confirmarla queda lista para el cruce automático con el CFDI.
Conversación de ejemplo en el teléfono: el empleado describe la compra en lenguaje natural, InteliOS propone la preclasificación con botones de Confirmar y Corregir, y al confirmarla queda lista para el cruce automático con el CFDI.
26.4

Avisos con plantillas aprobadas

Fuera de una conversación iniciada por el contacto, WhatsApp solo permite mensajes con plantillas aprobadas por Meta. InteliOS trae siete plantillas listas para revisión.

Conversación de ejemplo en el teléfono: la contadora recibe el aviso de un proveedor en la lista 69-B del SAT y el resumen semanal con facturas nuevas, pendientes y semáforos rojos.
Conversación de ejemplo en el teléfono: la contadora recibe el aviso de un proveedor en la lista 69-B del SAT y el resumen semanal con facturas nuevas, pendientes y semáforos rojos.
26.4 · SIETE PLANTILLAS
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Cada envío es una acción autorizable por rol en la matriz de permisos, igual que el resto de InteliOS. Las cifras de ventas nunca salen hacia roles que no son de Finanzas.

Plantillas de avisos listas para enviarse a revisión de Meta, cada una con su destinatario y su estado de aprobación.
Plantillas de avisos listas para enviarse a revisión de Meta, cada una con su destinatario y su estado de aprobación.
26.5

Solicitudes que se cierran solas

Desde una factura, el usuario pulsa Enviar por WhatsApp y elige: solicitar el XML, solicitar el complemento de pago o pedir una aclaración de precio. Si el proveedor escribió en las últimas 24 horas se puede mandar texto libre; si no, se usa la plantilla aprobada. Cuando el proveedor responde con el XML, InteliOS lo liga automáticamente a la solicitud pendiente, la marca como Procesada y le agradece al proveedor. Ya no hace falta perseguir facturas en hilos de chat.

26.6

Bandeja y trazabilidad

La pestaña Mensajes WhatsApp muestra cada mensaje entrante y saliente con su estado (enviado, entregado, leído o falló), las solicitudes pendientes a proveedores y un acceso directo a la factura o preclasificación que generó. Cada mensaje queda guardado antes de procesarse, de modo que ningún comprobante se pierde aunque el procesamiento se repita.

Bandeja de mensajes: entrantes y salientes con su estado, las solicitudes a proveedores pendientes o procesadas, los rechazados por número no registrado y el vínculo directo a la factura o preclasificación.
Bandeja de mensajes: entrantes y salientes con su estado, las solicitudes a proveedores pendientes o procesadas, los rechazados por número no registrado y el vínculo directo a la factura o preclasificación.
PRE-NÓMINA E INCIDENCIAS

Personal y nómina: de la asistencia al costo laboral

ANTES

El costo que casi nadie conecta

En la mayoría de las empresas mexicanas, la nómina es el egreso más grande y, al mismo tiempo, el menos conectado con la operación. Cada quincena el contador timbra un CFDI de nómina por cada trabajador y lo envía al SAT, pero ese comprobante termina en una carpeta de recibos. Nadie lo relaciona con el departamento, el centro de costos, la obra, el proyecto o la división donde realmente se trabajó.

Mientras tanto, la asistencia vive en un reloj checador, en una hoja de Excel o en una libreta, y las incidencias (faltas, retardos, horas extra, bonos) se negocian por mensaje. El resultado: se conoce el costo de los materiales con mucho detalle, pero el costo de la mano de obra llega tarde, agregado y sin dueño.

CON INTELIOS

Lo que InteliOS hace distinto

InteliOS vincula el costo laboral renglón por renglón con el nombre de cada empleado y, a través de él, con su departamento, centro de costos, proyecto, obra o división. Ese mismo vínculo se conserva cuando llega el CFDI de nómina oficial. Así, por primera vez, el comprobante fiscal de nómina queda conectado con la persona y con el lugar donde se generó el costo, igual que ya ocurre con cada concepto de compra.

Esto permite responder preguntas que hoy requieren días de conciliación manual:

  • ›¿Cuánto costó la mano de obra de cocina esta quincena, comparado con lo presupuestado?
  • ›¿Qué proyecto u obra absorbió más horas extra?
  • ›¿Qué departamento tiene más faltas y cuánto representan?
  • ›¿Cuál es el margen real de una sucursal sumando insumos y personas?
DIRECTORIO DEL EMPLEADO

La persona como vínculo entre operación y comprobante fiscal

Las experiencias de mano de obra y pre-nómina se reúnen en Personal y nómina, con cinco pestañas: Pre-nómina, Incidencias, Asistencia, Empleados y Costos y productividad. Hay un directorio compartido: no es necesario recrear a la misma persona en dos menús.

La ficha centraliza nombre, número de empleado, puesto, departamento, centro de costos, salario diario, frecuencia de pago, horario, días laborales, tolerancia, fecha de ingreso, RFC, CURP y estado activo.

  • ›Puesto: describe un oficio o función (técnico, soldador, auxiliar, operador o administrativo); todavía no es un catálogo de competencias o certificaciones.
  • ›Adscripción: el costo va al centro de costos del empleado; si no está definido, al centro asociado a su departamento. Un centro de costos puede representar proyecto, obra, sucursal o división.
  • ›Vínculo con sus CFDI: el número de empleado, la CURP o el RFC permiten relacionar cada recibo de nómina timbrado con la persona dentro del periodo.

La ficha indica la adscripción y el horario actuales; no es un historial completo de cambios de puesto, salario y departamento. No sustituye una suite completa de recursos humanos.

Ficha de un empleado sintético: puesto, departamento, centro de costos, horario, RFC y fecha de ingreso, junto al directorio de 125 empleados ficticios.
Ficha de un empleado sintético: puesto, departamento, centro de costos, horario, RFC y fecha de ingreso, junto al directorio de 125 empleados ficticios.
Costo por departamento del periodo de demostración: el egreso laboral con destino, no solo la nómina global.
Costo por departamento del periodo de demostración: el egreso laboral con destino, no solo la nómina global.
DOS MOMENTOS

Aproximación primero, cifra legal después

1Pre-nómina analítica (aproximación)

Con las checadas y las incidencias aprobadas, InteliOS calcula una estimación: sueldo del periodo, descuentos por faltas, horas extra y primas, bonos, y un factor de carga patronal configurable (por ejemplo 32 %) que aproxima IMSS, INFONAVIT, impuesto estatal sobre nómina y provisiones de aguinaldo y vacaciones. El cálculo se revisa en Pre-nómina mientras el periodo está abierto. Al cerrar el periodo, el costo se incorpora a Margen, al comparativo de presupuesto y a la Tabla Dinámica.

Es importante subrayarlo: el primer cálculo es una aproximación para tener el costo laboral al día. No sustituye el cálculo fiscal de la nómina.

2Conciliación con el CFDI de nómina (información legal)

Cuando el contador o el sistema de nómina timbra los recibos, Cargar CFDI de nómina lee los XML del periodo y los relaciona por número de empleado, CURP o RFC, validando que la fecha corresponda al periodo. Con Aplicar real, las percepciones timbradas sustituyen a las estimadas y la diferencia queda visible; la estimación original queda como referencia. No basta con que el XML exista en otra pantalla: la descarga del SAT no concilia por sí sola la nómina.

Como el CFDI de nómina no incluye las aportaciones patronales, el costo total del empleador sigue sumando un factor de carga sobre las percepciones timbradas; ese factor se ajusta con el contador.

Pre-nómina del periodo con 125 empleados: percepciones estimadas, costo con carga patronal, percepciones ya timbradas y el costo que cuenta, empleado por empleado y por departamento.
Pre-nómina del periodo con 125 empleados: percepciones estimadas, costo con carga patronal, percepciones ya timbradas y el costo que cuenta, empleado por empleado y por departamento.
APROBACIÓN

Incidencias con aprobación

Faltas, retardos, horas extra, bonos y descuentos se capturan manualmente o se generan a partir de la asistencia. Solo las incidencias aprobadas entran al cálculo; las pendientes se muestran con su contador y pueden aprobarse en bloque.

Bandeja de incidencias: pendientes, aprobadas y rechazadas, con su origen (manual o asistencia) y aprobación individual o en bloque.
Bandeja de incidencias: pendientes, aprobadas y rechazadas, con su origen (manual o asistencia) y aprobación individual o en bloque.
Asistencia: las checadas de cada empleado por día, importadas de un reloj checador o registradas en el quiosco.
Asistencia: las checadas de cada empleado por día, importadas de un reloj checador o registradas en el quiosco.
Directorio de empleados: número, puesto, departamento, centro de costos, sueldo base, periodicidad y PIN del quiosco.
Directorio de empleados: número, puesto, departamento, centro de costos, sueldo base, periodicidad y PIN del quiosco.
OPCIONAL

Quiosco de asistencia

El registro de asistencia en sitio es opcional. Las empresas que ya tienen reloj checador pueden importar sus archivos de Excel o CSV sin comprar nada. Quien quiera registrar la asistencia directamente en InteliOS puede instalar un quiosco, lo que implica un costo adicional de hardware a cargo de la empresa:

  • ›Una tableta Android o iPad de uso rudo, o una terminal táctil de pared o mostrador.
  • ›Un soporte con bloqueo físico.

El quiosco funciona como aplicación en el navegador de la tableta: el empleado captura su número y su PIN, y la entrada y la salida se alternan solas. Tras cinco intentos fallidos el acceso se bloquea temporalmente.

No es una lectura biométrica. El icono de huella no implica captura de huella, reconocimiento facial ni prueba de identidad; la empresa decide cómo controlar el intercambio de PIN.

Quiosco de asistencia: hora en tiempo real, número de empleado, PIN y teclado táctil.
Quiosco de asistencia: hora en tiempo real, número de empleado, PIN y teclado táctil.
ASISTENCIA CONECTADA

Cada marca del quiosco se guarda en el momento

El quiosco no es una libreta digital que se exporta al final de la quincena. Cada marca confirmada, con conexión, se guarda en InteliOS Cloud en ese momento, asociada al empleado, la fecha, la hora y el tipo de registro. La asistencia del día y el historial quedan disponibles hasta la última marca guardada.

El reloj sin internet es distinto. InteliOS no lo convierte en un dispositivo conectado ni descarga sus registros: el responsable exporta el archivo y lo sube con Importar checador (Excel o CSV). Sus marcas están al día solo hasta la última importación.

  • ›Una pantalla de Asistencia que ya estaba abierta puede necesitar actualizarse para ver marcas nuevas.
  • ›Las incidencias detectadas quedan pendientes hasta que se aprueban, y la pre-nómina se recalcula con las aprobadas.
  • ›El costo pasa a los reportes al cerrar el periodo; la carga patronal sigue siendo aproximada.
Asistencia conectada: el quiosco y la captura manual guardan en InteliOS Cloud; un reloj sin internet no contribuye a la actualización diaria de la información, porque sus registros deben extraerse e importarse manualmente.
Asistencia conectada: el quiosco y la captura manual guardan en InteliOS Cloud; un reloj sin internet no contribuye a la actualización diaria de la información, porque sus registros deben extraerse e importarse manualmente.
DEL CFDI A LA PERSONA

Cómo baja el costo laboral: de la planta al departamento y a cada persona

Ejemplo de una fábrica en una quincena. Primero, la pre-nómina estima el costo de cada persona con su asistencia y sus incidencias aprobadas. Después, el CFDI de nómina timbrado por el contador es la fuente final: al cargarlo y aplicar lo conciliado, las percepciones timbradas sustituyen a las estimadas. Como cada empleado tiene departamento y centro de costos, el costo sube ya clasificado.

FUENTE FINAL · CFDI DE NÓMINA
Quincena 1–15 oct$71,740
9 de 10 recibos timbrados y conciliados por número de empleado, CURP o RFC. Percepciones estimadas: $77,800.
CENTRO DE COSTOS · DIVISIÓN
Planta Norte$102,815
Costo que cuenta: percepciones timbradas (o estimadas si aún no hay CFDI) más 32 % de carga patronal configurable.
DEPARTAMENTO
Ensamble$42,926
4 personas · costo que cuenta
Luis Hernández SotoCuadra
Operador de ensamble
Estimado$7,450Timbrado$7,450Cuenta$9,834
María López RuizCuadra
Operadora de ensamble
Estimado$7,120Timbrado$7,180Cuenta$9,478
Jorge Ramírez CruzCuadra
Supervisor de línea
Estimado$11,250Timbrado$11,250Cuenta$14,850
Carmen Díaz VegaAjuste
Operadora de ensamble
Estimado$6,980Timbrado$6,640Cuenta$8,765
DEPARTAMENTO
Pintura$29,172
3 personas · costo que cuenta
Raúl Martínez OrtizAjuste
Pintor industrial
Estimado$8,200Timbrado$8,350Cuenta$11,022
Sofía Castillo MoraCuadra
Técnica de acabados
Estimado$7,900Timbrado$7,900Cuenta$10,428
Daniel Flores RíosCuadra
Ayudante de pintura
Estimado$5,850Timbrado$5,850Cuenta$7,722
DEPARTAMENTO
Embarque$30,716
3 personas · costo que cuenta
Ana Torres MedinaCuadra
Coordinadora de embarques
Estimado$9,600Timbrado$9,600Cuenta$12,672
Pedro Gómez LunaAjuste
Montacarguista
Estimado$7,300Timbrado$7,520Cuenta$9,926
Lucía Vargas PeñaSin CFDI
Auxiliar de almacén
Estimado$6,150Timbrado—Cuenta$8,118
Cuadra Timbrado y estimado coinciden (hasta 1 % o $50). Ajuste El CFDI corrige la estimación (falta o tiempo extra). Sin CFDI Sigue contando la estimación hasta que llegue el recibo.

Datos ficticios de ejemplo. La división se representa con un centro de costos y cada departamento se relaciona con un centro; no es un organigrama jerárquico completo. El costo se publica en los reportes al cerrar el periodo.

BENEFICIOS

Beneficios

  • ›Costo laboral visible durante el periodo como estimación, y publicado en reportes al cerrarlo.
  • ›Mano de obra con dueño: cada peso queda ligado a una persona y a un departamento, proyecto, obra o división.
  • ›Márgenes completos: insumos y personas en la misma vista.
  • ›Cifra final legal: al cargar el CFDI del periodo y aplicar lo conciliado, las percepciones timbradas sustituyen a las estimadas.
  • ›Menos conciliación manual: el cruce por número de empleado, CURP o RFC dentro del periodo se hace al cargar los XML, y se exporta a Excel para el contador.
ALCANCE Y LÍMITES

Alcance y límites

InteliOS no es un software fiscal de nómina: no calcula ISR, cuotas obreras del IMSS ni subsidios, y no timbra recibos de nómina. Ese proceso sigue a cargo del contador o del sistema de nómina de la empresa. InteliOS estima el costo laboral para la operación y, después, lo concilia con el CFDI oficial.

Las cifras y nombres de las capturas corresponden a datos de demostración ficticios.

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CONCLUSIÓN

¿Cómo se relaciona cada costo con lo planeado, el momento, el avance, la compra, el trabajo y el efecto financiero?

InteliOS usa el CFDI como evidencia del costo real y lo conecta con todo lo demás. El control de costos se convierte en un proceso continuo de aprendizaje y decisión, aplicable a cualquier industria.

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InteliOSCFDI CLASIFICADOR MULTIDIMENSIONAL Basado en la metodología versión 14 · 2 de octubre de 2026